Ένα από τα πιο δημοφιλή εργαλεία της Google, το Google Forms, είναι χρήσιμο κατά τη δημιουργία και την ανάλυση ερευνών. Οι πρόσφατες ενημερώσεις έχουν εισαγάγει ακόμα περισσότερες εξαιρετικές δυνατότητες στην ήδη εξαιρετική εξυπηρέτηση. Είτε είστε υπεύθυνος προσλήψεων που χρειάζεται βιογραφικά από αιτούντες είτε ίσως δάσκαλος που χρειάζεται να συλλέξει εργασίες για το σπίτι από τους μαθητές του, μπορείτε πλέον να επιτρέψετε σε άλλους να ανεβάζουν αρχεία απευθείας από τη φόρμα σας Google.
Προσθήκη του κουμπιού αποστολής αρχείου στη φόρμα Google
Η προσθήκη ενός κουμπιού αποστολής αρχείων κάνει τη διαφορά όσον αφορά τις φόρμες.
- Όταν δημιουργείτε μια νέα φόρμα Google, θα έχετε τη δυνατότητα να προσθέσετε ερωτήσεις με πολλές προκαθορισμένες επιλογές. Επιλέξτε την τελευταία ενότητα και κάντε κλικ στο εικονίδιο «⊕» (κύκλος με συν) από τις επιλογές που βρίσκονται στα δεξιά. Αυτό το βήμα προσθέτει μια νέα ερώτηση (ενότητα) στη φόρμα.
- Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού στην επάνω δεξιά ενότητα του πλαισίου ερωτήσεων (συνήθως ονομάζεται "Πολλαπλή επιλογή").
- Επιλέγω "Ανέβασμα αρχείου" από τη λίστα.
- Επιλέγω "Να συνεχίσει" για να επιτρέψετε τις μεταφορτώσεις αρχείων στο Google Drive σας.
- Πληκτρολογήστε την ερώτησή σας και, στη συνέχεια, προσαρμόστε τους κανόνες μεταφόρτωσης. Οι Φόρμες Google αποδέχονται αυτόματα τις αλλαγές — δεν χρειάζεται να τις αποθηκεύσετε ή να κάνετε κλικ σε οτιδήποτε.
- Οι χρήστες του Google Form βλέπουν τώρα το "Προσθήκη αρχείου" στην ενότητα «Μεταφόρτωση αρχείου» της φόρμας.
- Οι χρήστες υποβάλλουν αρχεία με βάση τα κριτήρια που ορίσατε παραπάνω, μετά βλέπουν τη λίστα μεταφόρτωσης και επιλέγουν "Μεταφόρτωση" στον λογαριασμό σας στο Drive.
Μεταφόρτωση πολλών αρχείων από τις Φόρμες Google
Όπως συμβαίνει με τις περισσότερες υπηρεσίες Διαδικτύου που επιτρέπουν τη μεταφόρτωση αρχείων, δεν μπορείτε να ανεβάσετε έναν ολόκληρο φάκελο ταυτόχρονα. Τα μεμονωμένα αρχεία πρέπει να προστεθούν ξεχωριστά στις Φόρμες Google.
Για παράδειγμα, εάν η φόρμα σας χρησιμοποιείται για αιτούντες εργασία, θα τη σχεδιάσετε ώστε να ανεβάσετε τα βιογραφικά τους χωριστά από τις συνοδευτικές επιστολές τους.
Παρομοίως, εάν θέλετε να δώσουν το βιογραφικό τους, μια φωτογραφία και ένα σαρωμένο αναγνωριστικό, η φόρμα σας Google θα έχει τρία κουμπιά μεταφόρτωσης – ένα για κάθε έγγραφο που ζητήσατε.
Αποθήκευση αρχείων και Επιλογές ιδιοκτησίας
Όλα τα αρχεία που ανεβάζετε από τις φόρμες σας Google αποθηκεύονται στο Google Drive σας τακτοποιημένα και άνετα.
Καθε Ο τίτλος ερώτησης/ενότητας στη φόρμα χρησιμοποιείται ως όνομα για έναν νέο φάκελο. Μεταφορτωμένα στοιχεία που αντιστοιχούν σε μια συγκεκριμένη ενότητα αποθηκεύονται στον σχετικό φάκελο, επομένως η διαδικασία είναι σχετικά αυτοματοποιημένη και δεν απαιτεί καμία μη αυτόματη οργάνωση.
Εάν οποιαδήποτε στιγμή χρειαστεί να επισκεφτείτε έναν συγκεκριμένο φάκελο στις Φόρμες Google και να ανακτήσετε ένα αρχείο, μεταβείτε στον "Πίνακα ελέγχου" σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε την καρτέλα με την ένδειξη "Απαντήσεις". Μόλις φτάσετε, κάντε κλικ στο "Προβολή φακέλου" κουμπί που βρίσκεται στο κάτω δεξιό τμήμα του παραθύρου.
Εάν επιλέξετε να συνδέσετε οποιαδήποτε από τις φόρμες σας με τα Φύλλα Google, μπορείτε να παρακολουθείτε όλα τα μεταφορτωμένα αρχεία στο «Απαντήσεις» καρτέλα ενός δεδομένου υπολογιστικού φύλλου. Επίσης, κάθε αρχείο περιλαμβάνει έναν άμεσο σύνδεσμο για ευκολότερη πρόσβαση.
Οι ερωτηθέντες που ανεβάζουν απευθείας αρχεία από το Google Drive τους δημιουργούν αυτόματα ένα αντίγραφο του αρχικού τους αρχείου. Μόλις μεταφορτωθεί το αρχείο, γίνεστε και εσείς (ο κάτοχος της φόρμας) κάτοχος αντιγράφου. Ωστόσο, το αρχικό αρχείο—εκτός αν οριστεί σε δημόσιο—θα παραμείνει ορατό αποκλειστικά στον κάτοχό του.
Οι χρήστες που ανέβασαν παρακολουθούν όλες αυτές τις ενέργειες στην πλαϊνή γραμμή τους στο Google Drive.
Εξαγωγή φορμών με δυνατότητα μεταφόρτωσης με το Form Publisher
Το "Form Publisher" είναι ένα δημοφιλές πρόσθετο για τις Φόρμες Google που μετατρέπει αυτόματα τις συμπληρωμένες φόρμες σε έγγραφα Google για εύκολη κοινή χρήση και έλεγχο. Αντί να έχετε πρόσβαση σε κάθε εφαρμογή από τον πίνακα ελέγχου σας και να αναζητάτε σχετικά αρχεία στους φακέλους του Drive, μπορείτε μετατρέπονται όλα αυτόματα σε σωστά δομημένα αρχεία PDF για γρήγορη αναθεώρηση.
Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το Form Publisher με τις Φόρμες Google με δυνατότητα μεταφόρτωσης, υπάρχουν δύο πράγματα που μπορείτε να κάνετε. Μπορείτε είτε να εισαγάγετε έναν άμεσο σύνδεσμο στο μεταφορτωμένο αρχείο είτε να εμφανίσετε τον σύνδεσμο απευθείας στο έγγραφο εάν το αρχείο είναι εικόνα PNG, JPG ή GIF. Το τελευταίο είναι απίστευτα βολικό, καθώς σας επιτρέπει να εκτυπώνετε πλήρεις φόρμες και να τις εξετάζετε εκτός σύνδεσης εάν είναι απαραίτητο.
συμπέρασμα
Όπως μπορείτε να δείτε, το κουμπί μεταφόρτωσης αρχείων στις Φόρμες Google είναι αναμφίβολα επωφελές εάν είστε εκπρόσωπος ανθρώπινου δυναμικού που ασχολείται με πολλά βιογραφικά ή δάσκαλος που έχει πολλούς μαθητές να στέλνουν τις εργασίες τους για το σπίτι. Ανεξάρτητα από τον σκοπό της φόρμας σας, οι τελικοί χρήστες μπορούν πλέον να ανεβάζουν αρχεία απευθείας από τη φόρμα Google. Τα αρχεία αποθηκεύονται στο Google Drive σας, οργανωμένα τακτοποιημένα σε ξεχωριστούς φακέλους.