Μία από τις καλύτερες συμβουλές παραγωγικότητας είναι να προγραμματίσετε την εβδομάδα σας, ειδικά αν έχετε πολλές συναντήσεις. Τα καλά νέα είναι ότι μπορείτε να προγραμματίσετε πολλές συναντήσεις Zoom εκ των προτέρων. Ωστόσο, δεν είναι δυνατό να έχετε δύο ή περισσότερες συναντήσεις ταυτόχρονα.
Σε αυτό το άρθρο, θα εξηγήσουμε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με τον προγραμματισμό συσκέψεων Zoom.
Προγραμματισμός πολλαπλών συναντήσεων
Όσον αφορά τον προγραμματισμό συναντήσεων που πραγματοποιούνται σε διαφορετικές ώρες, δεν υπάρχουν όρια. Όπως γνωρίζετε, κάθε συνάντηση έχει το δικό της ατομικό αναγνωριστικό. Επομένως, πρέπει απλώς να φροντίσετε να στείλετε μια πρόσκληση σε άλλους συμμετέχοντες. Εδώ είναι ο πιο γρήγορος τρόπος για να προγραμματίσετε μια συνάντηση:
- Συνδεθείτε στο Zoom.
- Πατήστε στο εικονίδιο Χρονοδιάγραμμα.
- Πληκτρολογήστε το όνομα ή το θέμα της συνάντησης.
- Επιλέξτε την ημερομηνία και την ώρα.
- Εισαγάγετε τη διάρκεια της συνάντησης.
- Επιλέξτε τη ζώνη ώρας σας.
- Επιλέξτε το ημερολόγιο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να προγραμματίσετε τη συνάντηση. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Ημερολόγιο Google, το Outlook ή οποιοδήποτε άλλο ημερολόγιο που χρησιμοποιείτε συνήθως.
- Για να επιβεβαιώσετε τη συνάντηση, κάντε κλικ στο Αποθήκευση.
Δυστυχώς, δεν υπάρχει συντόμευση για τον προγραμματισμό διαφορετικών συναντήσεων ταυτόχρονα. Η εφαρμογή υποθέτει ότι δεν έχουν όλες οι συνεδρίες Zoom την ίδια διάρκεια, θέμα κ.λπ. Επομένως, θα πρέπει να επαναλάβετε αυτήν τη διαδικασία για όλες τις συναντήσεις που θέλετε να προγραμματίσετε (αν έχουν διαφορετικές λεπτομέρειες).
Ωστόσο, εάν θέλετε να προγραμματίσετε επαναλαμβανόμενες συσκέψεις, σας έχουμε καλύψει. Εάν έχετε μια συνάντηση της ομάδας κάθε Τετάρτη στις 10 π.μ., αυτό δεν σημαίνει ότι θα πρέπει να κάνετε αυτή τη μακρά διαδικασία κάθε εβδομάδα. Στην επόμενη ενότητα, θα σας δείξουμε πώς να προγραμματίσετε αυτού του είδους τη συνάντηση έως και ένα χρόνο νωρίτερα.
Πώς να προγραμματίσετε επαναλαμβανόμενες συναντήσεις
Ο προγραμματισμός επαναλαμβανόμενων συσκέψεων σημαίνει ότι μπορείτε να προγραμματίσετε περισσότερες συσκέψεις με το ίδιο αναγνωριστικό σύσκεψης. Σημαίνει επίσης ότι όλες οι λεπτομέρειες, όπως ο χρόνος και η διάρκεια, θα είναι ίδιες.
Μπορείτε να επιλέξετε εάν θέλετε η σύσκεψη να πραγματοποιείται καθημερινά, εβδομαδιαία ή μηνιαία. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να κάνετε το τριμηνιαίο ή και ετήσιο πρόγραμμά σας ταυτόχρονα. Λάβετε υπόψη ότι το αναγνωριστικό συνάντησης λήγει μετά από ένα χρόνο. Παρόλο που μπορεί να είχατε τη συνάντηση κάθε εβδομάδα για 52 εβδομάδες, θα πρέπει να την προγραμματίσετε ξανά.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τόσο το Ημερολόγιο Google όσο και το Outlook για τον προγραμματισμό επαναλαμβανόμενων συσκέψεων. Αυτό μπορεί να γίνει είτε από το τηλέφωνο είτε από το φορητό υπολογιστή σας. Αλλά συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε έναν επιτραπέζιο υπολογιστή καθώς είναι πιο γρήγορος.
Ημερολόγιο Google
Το Ημερολόγιο Google είναι το πιο δημοφιλές εργαλείο μεταξύ των χρηστών του Zoom. Δείτε πώς μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να προγραμματίσετε επαναλαμβανόμενες συναντήσεις:
- Συνδεθείτε στο Zoom.
- Πατήστε στο εικονίδιο Χρονοδιάγραμμα.
- Κάντε κλικ στις Ρυθμίσεις της σύσκεψής σας.
- Επιλέξτε την Επαναλαμβανόμενη σύσκεψη.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και, στη συνέχεια, ανοίξτε το Ημερολόγιο Google.
- Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας Google.
- Επιτρέψτε στο Zoom να έχει πρόσβαση στον λογαριασμό σας.
- Στη συνέχεια, το Ημερολόγιο Google θα δημιουργήσει ένα συμβάν με τις λεπτομέρειες της σύσκεψης Zoom.
- Ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού κάτω από την ώρα της συνάντησής σας.
- Επιλέξτε μια επιλογή επανάληψης που θέλετε.
- Κάντε κλικ στο Save.
Όταν ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού, θα έχετε να επιλέξετε από διαφορετικές επιλογές επανάληψης. Μπορείτε να επιλέξετε εάν θέλετε η σύσκεψη να πραγματοποιείται καθημερινά, εβδομαδιαία ή μηνιαία. Μπορείτε επίσης να προγραμματίσετε τη συνάντηση για κάθε εργάσιμη ημέρα, κάθε Τετάρτη ή ακόμα και κάθε πρώτη Πέμπτη του μήνα.
Εάν δεν μπορείτε να βρείτε την επιλογή που θέλετε, κάντε κλικ στο Προσαρμοσμένο και δημιουργήστε μια άλλη επιλογή.
Αποψη
Από την άλλη πλευρά, εάν χρησιμοποιείτε το ημερολόγιο του Outlook, ορίστε τι πρέπει να κάνετε:
- Συνδεθείτε στο Zoom.
- Πατήστε στο εικονίδιο Χρονοδιάγραμμα.
- Κάντε κλικ στις Ρυθμίσεις της σύσκεψής σας.
- Επιλέξτε την Επαναλαμβανόμενη σύσκεψη.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και, στη συνέχεια, ανοίξτε το Ημερολόγιο του Outlook.
- Επιλέξτε τη συνάντησή σας και πατήστε Επανάληψη.
- Επιλέξτε μια επιλογή επανάληψης που θέλετε.
- Κάντε κλικ στο ΟΚ.
Οι χρήστες του Outlook έχουν τρεις παραμέτρους. Μπορείτε να επιλέξετε τη συχνότητα των συναντήσεων (μηνιαία, εβδομαδιαία, κ.λπ.), το διάστημα και τις συγκεκριμένες ημέρες που θέλετε να πραγματοποιηθεί η σύσκεψη.
Πρόγραμμα, Πρόγραμμα, Πρόγραμμα
Ελπίζουμε ότι αυτό το άρθρο σας βοήθησε να προγραμματίσετε τις συναντήσεις Zoom πιο γρήγορα και πιο εύκολα. Καθώς ο προγραμματισμός είναι απαραίτητος για την οργάνωση του χρόνου και των πόρων σας. Το υπέροχο με το Zoom είναι ότι είναι συμβατό με διάφορα οργανωτικά εργαλεία και ημερολόγια.
Πώς προγραμματίζετε συνήθως τις συναντήσεις σας; Είχατε ποτέ προβλήματα με τον προγραμματισμό πολλών συναντήσεων στο Zoom; Ενημερώστε μας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.