Γνωρίζατε ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τελεστές σύνθετης αναζήτησης και χαρακτήρες μπαλαντέρ για την αναζήτηση στο Gmail; Γνωρίζατε ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια δέσμη συγκεκριμένων αναζητήσεων στο Gmail για να βρείτε κάτι συγκεκριμένο σε ένα σωρό αλληλογραφίας; Αυτό το σεμινάριο σας δείχνει πώς να το κάνετε.
Το Gmail είναι ένας από τους πιο δημοφιλείς παρόχους δωρεάν αλληλογραφίας στον κόσμο. Όχι μόνο προσφέρει αξιόπιστες δωρεάν υπηρεσίες email, αλλά περιλαμβάνει επίσης μια σειρά από άλλα εργαλεία της Google, όπως Drive, Sheets, Calendar, Photos και πολλά άλλα. Όπως θα περίμενε κανείς από την εταιρεία που δημιούργησε τη μεγαλύτερη μηχανή αναζήτησης στον κόσμο, το Gmail έχει πολλά περισσότερα από όσα φαντάζει κανείς.
Αναζήτηση στο Gmail
Το Gmail προσφέρει τις συνήθεις λειτουργίες αναζήτησης, πάντα ορατές στο επάνω μέρος της σελίδας, αλλά προσφέρει επίσης πολλά περισσότερα. Χρησιμοποιώντας Regular Expressions ή RegEx για συντομία, μπορείτε να φιλτράρετε πολύ συγκεκριμένα. Για παράδειγμα, μπορείτε να φιλτράρετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μια συγκεκριμένη διεύθυνση μετά από μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή μεταξύ ενός συνόλου ημερομηνιών. Μόλις το καταφέρετε, το RegEx είναι πραγματικά πολύ ισχυρό.
Οι κανονικές εκφράσεις λειτουργούν στο Gmail και στα Έγγραφα Google, οπότε αν χρησιμοποιείτε και τα δύο, αυτό το σεμινάριο θα είναι διπλά χρήσιμο. Στην πραγματικότητα, πρέπει πραγματικά να χρησιμοποιήσετε τα Έγγραφα Google για να εργαστείτε με το RegEx.
- Κάντε κλικ σε αυτόν τον σύνδεσμο για να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο του εγγράφου Gmail RegEx στα δικά σας Έγγραφα Google. Θα σας ζητηθεί να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο του αρχείου, επιλέξτε να το αντιγράψετε και θα δείτε ένα Φύλλο Google όπως η παραπάνω εικόνα. Θα πρέπει να δείτε μια ενότητα Gmail RegEx στο κέντρο και να εμφανιστεί ένα στοιχείο μενού Gmail RegEx.
- Επιλέξτε το στοιχείο μενού Gmail RegEx και επιλέξτε Initialize.
- Επιτρέψτε δικαιώματα για το αρχείο όταν σας ζητηθεί να ενεργοποιηθεί η λειτουργία του με τον λογαριασμό σας στο Gmail.
Τώρα που η δυνατότητα Gmail RegEx είναι ενεργοποιημένη, ήρθε η ώρα να παίξετε.
Η ετικέτα Gmail (Κελί F3) αναφέρεται απευθείας στις ετικέτες που έχετε διαμορφώσει στο λογαριασμό σας στο Gmail. Εάν αποφασίσετε να μετακινήσετε ένα μήνυμα από τα εισερχόμενα σε άλλο φάκελο, χρησιμοποιείτε ετικέτες. μπορείτε να δημιουργήσετε νέα κάνοντας κλικ στο εικονίδιο που μοιάζει με φάκελο αρχείου με ένα βέλος στα δεξιά αφού επιλέξετε ένα email. Εάν θέλετε να κάνετε αναζήτηση σε ολόκληρο τον λογαριασμό email σας, αφήστε την ετικέτα ως Εισερχόμενα. Εάν θέλετε να περιορίσετε την αναζήτηση, πληκτρολογήστε το ακριβές όνομα της ετικέτας στη θέση του Inbox.
Προσθέστε τον τελεστή αναζήτησής σας σε Regular Expression (Κελί F4), μετά επιλέξτε το μενού Gmail RegEx και επιλέξτε Αναζήτηση γραμματοκιβωτίου.
Το RegEx θα πραγματοποιήσει αναζήτηση στο λογαριασμό σας στο Gmail για οποιοδήποτε email που περιέχει οτιδήποτε έχετε τοποθετήσει στο Cell F4 και θα το επαναφέρει ως λίστα στο Φύλλο. Στη συνέχεια, μπορείτε να τα επιλέξετε απευθείας από εκεί.
Αναζήτηση τελεστών και χαρακτήρων μπαλαντέρ στο Gmail
Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε το RegEx αν δεν το θέλετε. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε απλούστερους τελεστές αναζήτησης στο Gmail για να βρείτε αυτό που ψάχνετε, αν θέλετε. Στην προβολή Εισερχόμενα, επιλέξτε το γκρι βέλος δίπλα στο κουμπί αναζήτησης για να εμφανίσετε το πλήρες πλαίσιο αναζήτησης. Από εδώ μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τελεστές στο Gmail.
Μπορείτε να διατηρήσετε τους τελεστές αναζήτησής σας απλούς ή να τους κάνετε όσο περίπλοκους θέλετε. Το Gmail λειτουργεί με τρεις τύπους τελεστών: Boolean, δικό του Gmail και Drive. Αυτή η σελίδα στον ιστότοπο της Google σάς δείχνει τι συμβαίνει με τους τελεστές αναζήτησης. Χρησιμοποιήστε ένα ή πολλά από τα κριτήρια σε αυτό το πλαίσιο αναζήτησης για να βρείτε το email σας.
Ας υποθέσουμε ότι αναζητάτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από κάποιον με ένα συνημμένο που χρειάζεστε. Ξέρετε περίπου πότε στάλθηκε και από ποιον, αλλά δεν μπορείτε να το βρείτε.
- Μπορείτε να δοκιμάσετε να προσθέσετε τη διεύθυνση email του αποστολέα στο πλαίσιο Από:.
- Μπορείτε να δοκιμάσετε να προσθέσετε την κατά προσέγγιση ημερομηνία αποστολής διαμορφώνοντας την καταχώριση «Ημερομηνία εντός…» στο κάτω μέρος.
- Στη συνέχεια, πατήστε το μπλε κουμπί αναζήτησης.
Εάν αυτό δεν λειτουργήσει, κλείστε τον πίνακα αναζήτησης και επιστρέψτε στη βασική γραμμή αναζήτησης. Θα μπορούσατε να πληκτρολογήσετε "είναι: μη αναγνωσμένο" στη γραμμή αναζήτησης για να τραβήξετε μόνο εκείνα τα email που δεν έχετε διαβάσει ακόμη.
Εάν αυτό δεν λειτουργεί, δοκιμάστε το "has:attachment", καθώς σε αυτό το παράδειγμα γνωρίζουμε ότι το email είχε συνημμένο.
Για να εξοικονομήσετε χρόνο, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε μια καταχώρηση Boolean για να συνδυάσετε τα δύο σε "is:unread AND has:attachment". Θυμηθείτε, όσο ευρύτεροι είναι οι όροι που χρησιμοποιείτε για την αναζήτηση, τόσο περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα χρειαστεί να περάσετε για να βρείτε το συγκεκριμένο που αναζητάτε. Όσο περισσότερο μπορείτε να το περιορίσετε, τόσο πιο γρήγορα μπορείτε να βρείτε αυτό που ψάχνετε.
Οι χαρακτήρες μπαλαντέρ διαφέρουν ελαφρώς από τους κανονικούς όρους αναζήτησης. Συμβολίζονται με έναν αστερίσκο (*) και αντιπροσωπεύουν άγνωστους όρους σε μια αναζήτηση. Θα το προσθέσατε στο τέλος ενός όρου αναζήτησης για να καλύψετε τυχαίες εγγραφές.
Στο παραπάνω παράδειγμα, γνωρίζετε ότι ο John σας έστειλε το email, αλλά δεν γνωρίζετε πού εργάζεται ή ποια διεύθυνση email χρησιμοποίησε για να το στείλει. Θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε τον τελεστή αναζήτησης «[email protected]*» ή «John*» στο πλαίσιο αναζήτησης Από για να τον απομονώσετε. Η πρώτη αναζήτηση προϋποθέτει τη χρήση ενός ονόματος και μιας διεύθυνσης email τομέα, ενώ η δεύτερη καλύπτει τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ονόματος και του επωνύμου. Καταλαβαίνετε την ιδέα.