- Πώς να κυριαρχήσετε στο Outlook
- Πώς να αποθηκεύσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook στον σκληρό σας δίσκο
- Πώς να κρυπτογραφήσετε τα email στο Outlook
- Πώς να συγχρονίσετε ένα Ημερολόγιο Google με το Microsoft Outlook
- Πώς να ανακαλέσετε ένα email στο Microsoft Outlook
- Πώς να αλλάξετε την προεπιλεγμένη γραμματοσειρά στο Outlook
Το cloud είναι όλα καλά, αλλά μερικές φορές είναι καλύτερο να έχετε την ασφάλεια των τοπικά αποθηκευμένων email. Είτε διευθύνετε μια επιχείρηση είτε θέλετε απλώς να κρατήσετε ένα πλήρες αρχείο της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας σας για άλλους λόγους, η αποθήκευση των email σας σε έναν σκληρό δίσκο είναι καλή ιδέα – και είναι σχετικά απλή. Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Outlook σε Mac ή υπολογιστή, δείτε πώς μπορείτε να αποθηκεύσετε τα email σας στον σκληρό σας δίσκο.
Το Outlook διευκολύνει την αποθήκευση των email, των επαφών σας και πολλά άλλα – και σας δίνει δύο επιλογές για να το κάνετε. Το πρώτο είναι το πιο εύκολο, καθώς το Outlook ομαδοποιεί τα πάντα σε έναν Προσωπικό Αποθηκευτικό χώρο που δημιουργείται εύκολα (.pst) εάν χρησιμοποιείτε Windows ή το αρχείο Outlook για Mac (.olm) εάν χρησιμοποιείτε υπολογιστή Apple. Το Microsoft Outlook είναι σχεδόν το ίδιο είτε χρησιμοποιείτε Mac είτε υπολογιστή: η μόνη διαφορά είναι στον τύπο του αρχείου που εξάγεται. Παρόλα αυτά, αυτό το σεμινάριο θα καλύψει και τις δύο μεθόδους.
Πώς να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook σε Mac
Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των email σας από το Outlook στο Mac σας είναι πολύ απλή. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να ακολουθήσετε αυτά τα βήματα:
Ανοίξτε την εφαρμογή Outlook στο Mac σας. Στην κορυφή, θα δείτε μια λίστα επιλογών. Κάντε κλικ στο «Αρχείο».
Τώρα, κάντε κλικ στην επιλογή «Εξαγωγή» από την αναπτυσσόμενη λίστα.
Θα εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο που θα σας ρωτά ποια αρχεία θέλετε να εξαγάγετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Συνέχεια».
Σε αυτήν τη σελίδα, θα έχετε να επιλέξετε πού θέλετε να εξαγάγετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε να επιλέξετε τα Έγγραφά σας, το iCloud, ακόμη και την επιφάνεια εργασίας σας. Επιλέξτε αυτό που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας.
Όταν κάνετε την επιλογή σας, κάντε κλικ στο «Συνέχεια» και τα email σας θα αποθηκευτούν ακριβώς στο σημείο που θα θέλατε να βρίσκονται.
Πώς να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook σε υπολογιστή με Windows
Μετά την εκκίνηση του Microsoft Outlook, βεβαιωθείτε ότι τα εισερχόμενά σας είναι πλήρως ενημερωμένα. Με αυτόν τον τρόπο, το ενδεχόμενο αντίγραφο ασφαλείας σας θα περιέχει όσο το δυνατόν περισσότερα από τα email σας.
Αφού κάνετε κλικ στο Αρχείο και μετά στις Πληροφορίες λογαριασμού, θα δείτε ένα παράθυρο με όλες τις πληροφορίες του λογαριασμού σας.
Μεταβείτε στη δεύτερη καρτέλα με την ένδειξη «Άνοιγμα και εξαγωγή» και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εξαγωγή. Θα σας δοθεί η επιλογή δύο αρχείων. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει .pst.
Βεβαιωθείτε ότι το αρχείο είναι αποθηκευμένο σε μια τοποθεσία στην οποία έχετε εύκολη πρόσβαση και εάν τα email σας είναι εξαιρετικά ευαίσθητα, μπορείτε επίσης να προσθέσετε έναν κωδικό πρόσβασης στο αρχείο σας .pst. Μετά από αυτό, είστε ελεύθεροι να αποθηκεύσετε το αρχείο όπου θέλετε, αν και θα προτείναμε να το αποθηκεύσετε στον σκληρό σας δίσκο και, αν είναι δυνατόν, σε έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο επίσης.
Και τελειώσατε! Τώρα έχετε ένα ασφαλές αρχείο των email σας. Ωστόσο, είναι σημαντικό να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας τακτικά, με αυτόν τον τρόπο θα χάσετε ακόμη λιγότερα εάν ο λογαριασμός σας στο Outlook όντως πέσει.
Συχνές Ερωτήσεις
Μπορώ να αποθηκεύσω ένα email από το Outlook Web Client στην επιφάνεια εργασίας μου;
Δυστυχώς όχι. Η επιλογή αποθήκευσης ενός email απλά δεν υπάρχει στην έκδοση web του Outlook. Ωστόσο, υπάρχουν ακόμα πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να αποθηκεύσετε πολύτιμα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Για παράδειγμα, μπορείτε να προωθήσετε το email σε άλλο πελάτη. Αυτό θα λειτουργήσει εάν προσπαθείτε να αποθηκεύσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν κλείσετε τον λογαριασμό σας στο Outlook. Δυστυχώς, θα χρειαστεί λίγος χρόνος γιατί θα πρέπει να στέλνετε τα email ένα-ένα.
Εάν έχετε ένα ή δύο email για αποθήκευση, σκεφτείτε να τραβήξετε στιγμιότυπα οθόνης. Μπορείτε να αποθηκεύσετε τα email ως εικόνες στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας.
Μπορώ να ανακτήσω μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook;
Εάν έχετε ήδη χάσει κάποια email, μπορεί να αναρωτιέστε πώς μπορείτε να τα ανακτήσετε. Το πρώτο μέρος για έλεγχο είναι ο φάκελος "Διαγραμμένο" στο Outlook. Όταν διαγράψετε κατά λάθος ένα email, θα πάει πρώτα εδώ. Το διαγραμμένο email θα πρέπει να εμφανίζεται με την προϋπόθεση ότι δεν το έχετε αδειάσει.
Στη συνέχεια, ελέγξτε το φάκελο Archive στο Outlook. Βρίσκεται στο αριστερό πλαίσιο της εφαρμογής Outlook, κάντε κλικ στο «Αρχειοθέτηση» και αναζητήστε το email σας.
Τέλος, η εφαρμογή Outlook δίνει στους χρήστες την επιλογή να ανακτήσουν τα διαγραμμένα στοιχεία που δεν βρίσκονται πλέον στο φάκελο "Διαγραμμένα". Κάντε κλικ στο φάκελο και αναζητήστε την επιλογή στο επάνω μέρος για να ανακτήσετε τα διαγραμμένα στοιχεία. Εάν εξακολουθείτε να μην έχετε ανακτήσει τα διαγραμμένα email σας, πιθανότατα δεν υπάρχει τρόπος να τα ανακτήσετε.