Το Smartsheet σάς βοηθά να εστιάσετε στα συνεργατικά στοιχεία της διαχείρισης έργου – και όχι μόνο στα χρονοδιαγράμματα και τις εργασίες. Ένα ουσιαστικό μέρος αυτής της συλλογικής λειτουργικότητας περιλαμβάνει τη σύνδεση πληροφοριών μεταξύ τους, από το ένα Smartsheet στο άλλο.
Δυστυχώς, τα πλήρη φύλλα δεν μπορούν να συνδεθούν, ούτε οι στήλες ή οι σειρές. Ωστόσο, επιλεγμένα κελιά και επιλεγμένα πολλαπλά κελιά από διαφορετικά φύλλα μπορούν να συνδεθούν μεταξύ τους. Πως? – δημιουργώντας μια υπερσύνδεση. Σε αυτό το άρθρο, θα εξηγήσουμε όλα όσα εμπλέκονται στη διαδικασία, καθώς και άλλες χρήσιμες συμβουλές σχετικά με τον τρόπο χρήσης των Smartsheets.
Δημιουργήστε μια υπερ-σύνδεση σε ένα άλλο φύλλο μέσα σε ένα κελί
Για να συνδέσετε ένα Smartsheet με ένα άλλο Smartsheet, πρέπει να δημιουργηθεί μια υπερσύνδεση. Δείτε πώς γίνεται:
Βήμα 1:
- Κάντε δεξί κλικ σε ένα κελί που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τη σύνδεση.
- Κάντε κλικ στο «Υπερσύνδεσμος» Θα εμφανιστεί το παράθυρο Υπερσύνδεση.
Βήμα 2:
Αυτό το βήμα απαιτεί πρώτα να κάνετε μια επιλογή μεταξύ της χρήσης δύο επιλογών για να αποκτήσετε πρόσβαση στο φύλλο που θέλετε να συνδέσετε με τη διεύθυνση URL ή με ένα άλλο Smartsheet. Δείτε πώς να κάνετε και τα δύο:
Επιλογή 1:
- Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση web του φύλλου στο οποίο θέλετε να συνδεθείτε (το Smartsheet θα προσθέσει αυτόματα στο "//"). Η διεύθυνση URL θα εμφανιστεί στο πεδίο "Κείμενο εμφάνισης", αλλά μόνο εάν δεν υπάρχει κείμενο στο πεδίο.
Επιλογή 2:
- Κάντε κλικ στην επιλογή «Σύνδεση με άλλο Smartsheet».
- Κάντε κλικ στο "Επιλογή φύλλου". Θα εμφανιστεί η φόρμα «Άνοιγμα φύλλου».
- Επιλέξτε το φύλλο με το οποίο θα συνδεθείτε και κάντε κλικ στο "OK".
- Εισαγάγετε ή επεξεργαστείτε το κείμενο στο πεδίο "Κείμενο εμφάνισης". Το πεδίο δεν μπορεί να μείνει κενό.
- Κάντε κλικ στο "OK".
Προσθέστε συνδέσμους Smartsheet σε ένα Supersheet
Ένα "υπερφύλλο" είναι το φύλλο ελέγχου ή το κύριο φύλλο σας. Όλα τα άλλα φύλλα του έργου είναι γνωστά ως δευτερεύοντα φύλλα. Να θυμάστε ότι όταν μιλάμε για σύνδεση φύλλων, στην πραγματικότητα συνδέουμε επιλεγμένα κελιά ή επιλεγμένα πολλαπλά κελιά, όχι ολόκληρα φύλλα.
Αυτός είναι ο τρόπος σύνδεσης κελιών με ένα Supersheet:
- Ανοίξτε ένα φύλλο περίληψης και τοποθετήστε το ποντίκι σας πάνω από τα κελιά στα οποία θέλετε να συνδεθείτε. Ξεκινήστε από την επάνω σειρά.
- Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε «Σύνδεση από κελιά σε άλλο φύλλο».
- Επιλέξτε το φύλλο στο οποίο θέλετε να συνδεθείτε και κάντε κλικ σε αυτό. Στη συνέχεια θα φορτωθεί το επιλεγμένο φύλλο.
- Τοποθετήστε το ποντίκι σας πάνω από το κελί ή τα κελιά που θέλετε να συνδέσετε στο φύλλο σύνοψης.
- Κάντε κλικ στο «Δημιουργία συνδέσμου» στην κάτω αριστερή γωνία.
- Επαναλάβετε την παραπάνω διαδικασία για κάθε φύλλο υποέργου.
Συνδέστε άλλα έξυπνα φύλλα με υπάρχοντα φύλλα
Για να συνδέσουμε άλλα έξυπνα φύλλα με υπάρχοντα φύλλα, ακολουθούμε τα ίδια βήματα όπως και με τη σύνδεση φύλλων σε υπερφύλλο. Αυτός είναι ο τρόπος σύνδεσης ενός Smartsheet με ένα υπάρχον φύλλο:
- Ανοίξτε ένα φύλλο περίληψης και τοποθετήστε το ποντίκι σας πάνω από τα κελιά στα οποία θέλετε να συνδεθείτε. Ξεκινήστε από την επάνω σειρά.
- Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε "Σύνδεση από κελιά σε άλλο φύλλο".
- Επιλέξτε το φύλλο στο οποίο θέλετε να συνδεθείτε και κάντε κλικ σε αυτό. Στη συνέχεια θα φορτωθεί το επιλεγμένο φύλλο.
- Τοποθετήστε το ποντίκι σας πάνω από το κελί ή τα κελιά που θέλετε να συνδέσετε στο φύλλο.
- Κάντε κλικ στο «Δημιουργία συνδέσμου» στην κάτω αριστερή γωνία.
- Επαναλάβετε την παραπάνω διαδικασία για κάθε φύλλο.
φάΣυχνές Ερωτήσεις
Ακολουθούν ορισμένες συχνές ερωτήσεις σχετικά με τη σύνδεση Smartsheets:
Τι είναι οι εισερχόμενοι και εξερχόμενοι σύνδεσμοι Smartsheet;
Αυτοί οι δύο σύνδεσμοι – εισερχόμενοι και εξερχόμενοι – παίζουν καθοριστικό ρόλο στην αμοιβαία ενημέρωση των βασικών φύλλων και των υποφύλλων. Ένα κελί με εισερχόμενο σύνδεσμο ονομάζεται κελί προορισμού. Τα κελιά προορισμού, που αναγνωρίζονται από ένα ανοιχτό μπλε βέλος, βρίσκονται στη δεξιά πλευρά του κελιού.
Ένα κελί με τον εξερχόμενο σύνδεσμο ονομάζεται κελί προέλευσης, το οποίο μπορεί να συνδεθεί με πολλά κελιά προορισμού. Τα κελιά πηγής αναγνωρίζονται ως τέτοια από ένα γκρι βέλος στην κάτω δεξιά γωνία του κελιού. Ένα εισερχόμενο συνδεδεμένο κελί αντλεί την τιμή του από ένα κελί σε άλλο φύλλο. Αντίθετα, όταν ένα κελί περιέχει έναν εξερχόμενο σύνδεσμο, θα ενημερώνει αυτόματα ένα "εισερχόμενο" κελί προορισμού σε άλλο φύλλο.
Όταν δημιουργείτε έναν εισερχόμενο σύνδεσμο, για να λαμβάνει ένα κελί εισερχόμενα (εισερχόμενα) δεδομένα, δημιουργείται αυτόματα ένας εξερχόμενος σύνδεσμος και τοποθετείται στο φύλλο προέλευσης.
Μπορείτε να συνδέσετε μια στήλη Smartsheet με ένα άλλο φύλλο;
Δεν είναι δυνατή η σύνδεση ολόκληρων στηλών σε διαφορετικά φύλλα. Ωστόσο, είναι δυνατή η σύνδεση μιας περιοχής κελιών σε μια στήλη μεταξύ τους. Στην πραγματικότητα, είναι δυνατή η σύνδεση έως και 500 κελιών σε μια στήλη σε μία λειτουργία. Στη συνέχεια, τα κελιά σε αυτήν τη στήλη θα ενημερώνονται αυτόματα κάθε φορά που ενημερώνονται τα κελιά της αρχικής στήλης.
Για να συνδέσετε επιλεγμένα πολλά κελιά σε μια στήλη, δημιουργήστε πρώτα μια υπερσύνδεση σε ένα κελί όπως εξηγείται στην ενότητα "Δημιουργία υπερ-σύνδεσης σε άλλο φύλλο σε ένα κελί" παραπάνω. Ακολουθήστε τα βήματα είτε για την επιλογή 1 είτε για την επιλογή 2.
Σημείωση: Υπάρχει όριο 5000 εισερχόμενων συνδέσμων ανά φύλλο.
Σύνδεση πέρα από το Smartsheet
Τώρα ξέρετε πώς να συνδέσετε ένα Smartsheet με ένα άλλο Smartsheet δημιουργώντας έναν υπερσύνδεσμο. Έχουμε επίσης εξηγήσει πώς να συνδέσετε ένα Smartsheet με ένα Super/Master-sheet, επίσης συνδέοντας κελιά. Επιπλέον, έχουμε εξηγήσει πώς να συνδέσετε μια στήλη Smartsheet σε ένα φύλλο με μια στήλη σε ένα άλλο φύλλο. Με τον καιρό, η χρήση του Smartsheet θα γίνει διαισθητική και η χρήση του θα είναι απίθανη.
Η γνώση του τρόπου σύνδεσης σημαίνει επίσης ότι μπορείτε να κάνετε πλήρη χρήση των άλλων λειτουργιών του Smartsheet, όπως η συλλογή συνόλων ταυτόχρονα και αυτόματα σε διαφορετικά φύλλα. Θα μπορείτε επίσης να εισάγετε δεδομένα από άλλες εφαρμογές στο Smartsheet χωρίς προβλήματα.
Έχετε προσπαθήσει ποτέ να συνδέσετε ένα φύλλο στο Smartsheet; Χρησιμοποιήσατε κάποια από τις μεθόδους ή τις πληροφορίες που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο; Ενημερώστε μας πώς πήγε στην παρακάτω ενότητα σχολίων.